Хочу дать рекомендации по вводу нового пользователя в какую-либо систему.
Первым делом нужно завести человека в справочник физических лиц управленческой базы ЗУП. Просто в справочник. Физических лиц. Принимать на работу его не нужно.
Смысл этого шага в том, чтобы отдел кадров был в курсе, что у нас появился новый человек. А, самое главное, в том, чтобы внести его фамилию, имя и отчество в базу аккуратно и без ошибок. И ещё, при этом у физического лица появляется уникальный идентификатор.
По этому пункту рекомендации должны дать системные администраторы. Тут возможны варианты. Должны ли мы каждому человеку заводить индивидуальный аккаунт, или допустимы общие аккаунты типа training?
Только после ввода физического лица в ЗУП можно создавать учётные записи в другие системы. Учётная запись должна создаваться с привязкой к идентификатору физического лица ЗУП (вот, зачем мы его туда вводили). В некоторых системах (Казначейство, Учёт времени, УПП) для этого есть специальный инструментарий.