Бюджетирование

Любой бюджет состоит как минимум из двух частей: бюджета доходов и расходов и бюджета движения денежных средств. Предлагаю для обеих частей использовать одни и те же статьи, но вести два показателя: Начисление и Оплата.

Для учёта начислений используется регистр накопления, а для оплат – оборотный регистр. При проведении оплаты соответствующая сумма списывается с регистра начислений. В случаях, когда факт оплаты и факт начисления синхронны, всё равно пишутся все движения: и начисление, и списание начисления и оборот по оплате. Так сумма будет отражена в обеих частях бюджета.

В бюджетах и финансовых планах, а также при учёте факта используются следующие аналитики:

Базовые аналитики	Дополнительные	Детальные
Период	Проект	Организация
Подразделение		Контрагент
Статья		Договор

Предлагаю аналитику Проект использовать не в виде отдельного разреза, а включить в иерархию Подразделений. Это позволит проекты открытия и закрытия бюджетировать отдельно от регулярной деятельности, назначить менеджера, ответственного за такой проект и не размазывать ответственность по всем участвующим функциональным подразделениям.

В бюджетном процессе задействовано несколько бюджетных планов. Для разделения используются сценарии. Для сценария задаётся наименование и периодичность (временной квант планирования: месяц, год). Интервал планирования в сценарии не определяется.

Предлагаю рассмотреть начальный вариант бюджетного процесса. Он ни в коей мере не является окончательным и достаточно подробным, а служит лишь отправной точкой для обсуждения.

В предлагаемом процессе будет задействовано несколько сценариев:

Название сценария	Периодичность	Интервал планирования
Директивный годовой	Год	Год
Директивный помесячный	Месяц	Год
Целевой	Месяц	Год
Оперативный	Месяц	Месяц

Составляется бюджет на год (Директивный годовой) в базовых аналитиках, сверху вниз. Необходимо будет определить уровень детализации для каждой базовой аналитики.
Годовой бюджет разбивается на подчинённые помесячные бюджеты, так формируется Директивный помесячный бюджет.
Директивный годовой бюджет сопоставляется с Директивным помесячным бюджетом.
При достижении отсутствия разногласий бюджеты фиксируются (защищаются от изменений).
На основании Директивного помесячного бюджета каждое подразделение готовит свой бюджет снизу-вверх. Тут также нужно будет договориться о детализации и использовании аналитик, которые будут зависеть от конкретных бюджетируемых подразделения и статьи. Так формируется Целевой бюджет.
Целевой бюджет консолидируется и сопоставляется с Директивным помесячным бюджетом.
В процессе согласования корректируется только Целевой бюджет.
При завершении согласования Целевые бюджеты фиксируются. Как они будут фиксироваться, по частям, или только после полного согласования?
В течение года происходит ежемесячная подготовка Оперативного бюджета (финансового плана) на предстоящий месяц.
После согласования Оперативного бюджета он исполняется внутри соответствующего месяца.
При исполнении Оперативного бюджета он сопоставляется с фактом по учёту за соответствующий месяц.
По окончании текущего месяца происходит анализ расхождений между Целевым бюджетом и фактом по учёту нарастающим итогом с начала года. В результате формируется Оперативный бюджет на следующий месяц. (Переход в п. 9.)

Необходимо решить ряд вопросов, в том числе, что делать, если в течение года осознана необходимость перепланирования Целевого бюджета.

Нужно ли учитывать разрез Организация при планировании бюджета?

Первая версия редактора уже реализована. Весь директивный план должен располагаться в одном документе "Бюджет". При открытии документа автоматически активизируется специализированный редактор.

Для формирования целевых планов будут вводиться документы "Бюджет" для каждого подразделения, имеющего свой бюджет. Внутри документа формируется план подразделения на годовой период в помесячной разбивке.

Чтобы упростить формирование плана салона мы решили научить редактор делать первичное заполнение на основе введённого реестра обязательств по салону.

Окончательное утверждение и коррекцию целевого плана нужно делать в сопоставлении с директивным планом. Для этого нужен удобный отчёт, возможно, с некоторыми возможностями по редактированию целевого плана.

Для анализа месячного периода нужен специализированный отчёт для сравнения целевого плана с фактом нарастающим итогом с начала бюджетного периода (года).

В этом же отчёте нужно видеть сравнение с аналогичным периодом прошлого года, а также остаток целевого плана до конца этого года.

Результат такого сопоставления с учётом процента выполнения годового целевого бюджета будет формировать оперативный бюджет на следующий месяц. Возможно функция формирования оперативного бюджета будет в этом же редакторе, но сначала нужно пережить это явление в натуре.

Отчёт для сравнения оперативного плана с месячным фактом. Возможно, технически можно будет использовать тот же отчёт сравнения целевого плана с фактом, но указывать в нём оперативный сценарий и месячный интервал.

Для обеспечения возможности перепланирования целевого или директивного бюджетов должны быть функции копирования бюджета в другой сценарий, а также актуализации прошедшего периода в бюджетном плане.

Для управления бюджетным процессом нужна возможность фиксации бюджетов (запрета изменения).

При сопоставлении целевого плана с фактом мы в явном виде столкнёмся с недостатком фактических данных в Казначействе. Чтобы этот недостаток устранить, понадобится организовать синхронизацию с другими системами. В частности:

Информация о продажах СРС из розницы (чеки). Выручка, себестоимость и маржа.
Информация о начислении заработной платы из ЗУП.

Основные вопросы для каждого объекта:

основная задача,
методика формирования (источник данных),
период и ритм,
уровень детализации.

Директивный бюджет — стратегический финансовый план на год с месячным ритмом. Заполняется условно вручную (аналитик откуда-то, по его усмотрению берёт данные). Основная задача: целеполагание? Уровень детализации низкий: подразделения верхнего уровня, статьи по возможности планирования.

Реестр обязательств — список обязательств, по которым мы должны совершать регулярные платежи. В основном это аренда, связь.

Целевой бюджет — фиксация ограничений по расходам и обязательств по доходам подразделений. Заполняется на основании реестра обязательств и частично вручную. Период год, ритм месяц. Детализация: до конкретных салонов, возможно, по контрагентам. Максимально возможный уровень детализации.

Платёжный календарь — детальный план ДДС, по которому контролируется поступление выручки и исполняются исходящие платежи, производится контроль кассовых разрывов. Формируется на основании введённых в систему заявок. Периодичность: месяц. Ритм: день. Детализация максимальная (конкретные подразделения, контрагенты и статьи ДДС).

Сколько платёжных календарей нам понадобится? Наличные/безналичные, юридические лица, счета.

Основная загвоздка в переходе к платёжному календарю в том, что сейчас заявка стала способом начисления (ввода факта БДР). Оплачиваться она может частями, разными способами и с разных касс. Вопрос в том, как разместить её в платёжный календарь с учётом этих особенностей.

Для формирования целевого бюджет нужно решить несколько задач:

Придумать механизм настройки бюджетной пустографки. То есть способ задать, какие статьи для каких подразделений должны заполняться.
Решить, как бюджет будет разбиваться на документы.
Механизм начального заполнения бюджета на основании реестра обязательств.
Специализированный редактор для ручного ввода бюджета (налоги, зп и пр.).
Отчёт для сравнения стратегического бюджета с целевым.