Сделкой называется договорённость с партнёром, фиксирующая взаимные обязательства. В системах сделка оформляется в виде документов, содержащих информацию о денежной и товарной стороне обязательств.
Сделка является основанием для поступающих в компанию оплат от партнёров. В разрезе сделок ведутся взаиморасчёты.
Сделки могут относиться к разным договорам, например: Договор поставки, Договор на акцию. Договоры предоставляют возможность для классификации сделок "по условиям".
Учет сделки начинается с добавления росписи, сделанной в системе Matrix в сделку. Технически, роспись одной сделки может включать несколько тем и дат.
Сделка на поставку новой коллекции оформляется до начала производства. Она должна включать одну тему, состоящую из одной или нескольких дат. Такая сделка должна фиксироваться, с момента фиксации товарное наполнение сделки не может увеличиваться (ни в части добавления артикулов, ни в части добавления количеств). Сделка может только уменьшаться в результате корректировок, но это должно происходить как можно реже. В момент фиксации нужно запоминать версию сделки на момент фиксации, чтобы в любой момент можно было сопоставить исходную и скорректированную версию.
Сделка на поставку акционного товара не фиксируется на протяжении сезона, к ней может добавляться всё новая роспись. При этом каждый раз пересчитывается сумма сделки исходя из обновлённого товарного состава. В конце сезона акционную сделку нужно фиксировать для последующего закрытия взаиморасчётов по ней. Таким образом, по акционному договору с партнёром оформляется одна сделка в сезон.
Сделки из Matrix синхронизируются с системой Казначейство. В казначействе они представлены специальным документом. В документе содержится информация о договоре, партнёре, сумме сделки. В Казначействе будет происходить разнесение поступающих оплат по сделкам. Сюда же будет автоматически поступать информация о произведённых отгрузках. Таким образом в Казначействе будут формироваться взаиморасчёты с партнёрами.
У сделки вырисовывается 4 статуса:
После оформления сделка получает идентичность, может быть выгружена в Казначейство. Сделка в статусе "Оформлена" остаётся гибкой в части товарного наполнения. В любой момент из неё можно как удалять роспись, так и добавлять. В этом статусе длительно существовать могут сделки на акционный товар.
После фиксации товарный состав сделки увеличиваться не может. Может уменьшаться корректировками. В момент фиксации должно происходить сохранение первичного наполнения сделки. Сделки по новой коллекции должны фиксироваться, только после этого можно выставлять счета на предоплату по ним.
Закрытие сделки происходит, когда возникает понимание, что отгрузок по данной сделке больше не будет. В общем случае при закрытии нужно снять всю неотгруженную роспись, скорректировать сумму сделки.
Если по закрытой сделке нулевой баланс взаиморасчётов, сделка может быть архивирована. Это означает, что более никакой работы по ней не требуется. Сделка не может быть архивирована, пока по ней есть недоплата. Если по сделке есть переплата, сделку можно будет закрыть после разнесения суммы переплаты на другие сделки.
В связи с имеющейся дебиторской задолженностью и наличием акционного товара у партнеров возникает необходимость ввода начальных остатков. Для этого необходимо:
Предполагается, что счёт на оплату для партнёра будет выставляться еженедельно на основании имеющихся остатков по сделкам. Сумма счёта будет складываться из следующих частей:
Поступающий оплаты учитываются в системе Казначейство. Безналичные оплаты загружаются из банковской выписки. Наличные оплаты должны вноситься в систему вручную кассиром при поступлении.
Для разнесения оплаты в общем случае нужен механизм, позволяющих финансовому менеджеру выполнить разнесение вручную.
В настоящий момент сборка и отгрузка осуществляется на основании заявок из Matrix. Заявка, таким образом, является заявкой на отгрузку.
Каждая сделка может состоять из одной или более заявок. Заявка может содержать позиции только из одной сделки. Изменение статус отгрузки по заявке позволяет однозначно связать отгрузку со сделкой. Сумма отгрузки должна автоматически выгружаться в Казначейство в форме специального документа "Отгрузка" и влиять на взаиморасчёты по сделке.
В Казначействе формируется полная картина по взаиморасчётам в разрезе сделок. Именно там можно принять решение о разрешении отгрузок. Это решение принимается в разрезе сделок. То есть нельзя разрешить/запретить конкретную отгрузку, но можно разрешить/запретить выполнение отгрузок по данной сделке.
Таким образом, у сделки должен быть флаг разрешения отгрузок. Этот флаг для начала устанавливается вручную финансовым менеджером, разрешающим или запрещающим отгрузку. Флаг устанавливается в Казначействе, но выгружается в Матрикс. В Матриксе он будет давать доступ к сдаче заявок на отгрузку.
Точкой принятия решения будет Казначейство, точкой применения ограничений -- Матрикс.
Возврат товара от партнёра должен автоматически синхронизироваться с Казначейством. В Казначействе он будет представлен специальным документом "Возврат товара". Документ содержит сумму возврата в оптовых ценах, а также привязку к договору, по которому осуществляется возврат. Ключевые моменты:
Для удобства аналитики предлагается организовать справочник сделок с иерархией. Таким образом сделки с разными партнёрами, но обладающие сходной сутью, могут размещаться рядом, в именованных разделах. Примером иерархии может быть: сезон, тема.